Codice Etico

1. PREMESSA

Con il presente Codice di Etico la Direzione intende ricordare i valori etici fondamentali ai quali la Società Solve.it s.r.l., nel seguito Solve.it, si ispira e ai quali tutti i dipendenti e collaboratori esterni (consulenti, agenti, prestatori di servizi) devono attenersi nello svolgimento dei compiti e funzioni loro affidate.

I principi etici contenuti nel presente Codice si applicano sia ai dipendenti, sia ai collaboratori esterni della Società legati da qualsiasi tipo di rapporto contrattuale (d’ora in avanti denominati anche “Destinatari”).

E’ indispensabile l’impegno di tutti per assicurare che l’attività di Solve.it sia svolta nell’osservanza della legge, in un quadro di concorrenza leale, con onestà, integrità, correttezza e buona fede, nel rispetto degli interessi legittimi dei clienti, dipendenti, partner commerciali e finanziari e delle collettività in cui l’Azienda è presente con le proprie attività.

E’ pertanto indispensabile che l’importanza di osservare e di fare rispettare questi principi nell’ambito delle proprie funzioni e responsabilità, sia chiara a chi opera per il conseguimento degli obiettivi di Solve.it, senza distinzioni o eccezioni.

In nessun modo la convinzione di agire a vantaggio dell’Azienda può giustificare l’adozione di comportamenti in contrasto con questi principi.

L’osservanza delle norme del Codice Etico deve considerarsi parte essenziale delle obbligazioni contrattuali non solo dei dipendenti ma anche dei collaboratori esterni dell’Azienda, ai sensi e per gli effetti di legge. A tale scopo i contratti con i fornitori prevedono la risoluzione espressa in caso di violazione delle norme del presente Codice Etico o del modello di organizzazione aziendale, da parte dei terzi.

Nell’ambito del sistema di controllo interno, il Codice Etico costituisce presupposto e riferimento – previa valutazione dei rischi-reato eventualmente connessi alle attività svolte – sia del Modello preventivo di Organizzazione Gestione e controllo (il “Modello”), sia del sistema sanzionatorio per la violazione delle norme in esso stabilite, adottati da Solve.it secondo quanto previsto dagli artt. 6 e 7 del D. Lgs. n. 231 del 2001 e sulla base del codice di comportamento redatto da Confindustria ai sensi dell’art. 6, comma 3, del citato decreto legislativo. L’attuazione del Codice Etico è compito degli amministratori e dei dipendenti di Solve.it che ne segnalano le eventuali inadempienze o mancata applicazione all’Organismo di Vigilanza.

2. PRINCIPI GENERALI E PRINCIPI ETICI

La Direzione di Solve.it si ispira ai contenuti del Codice nel proporre e realizzare i progetti, le azioni e gli investimenti utili ad accrescere nel lungo periodo il valore economico dell’impresa e il benessere dei propri dipendenti.

La Società svolge la funzione come da oggetto sociale di:

“Progettazione ed erogazione di servizi per la gestione e manutenzione di sistemi informatici per aziende manifatturiere e la media impresa; reti e apparati di rete; sistemi di supervisione, controllo e automazione; infrastrutture informatiche ad alta affidabilità; sistemi per la sicurezza informazione. Vendita e assistenza di: soluzione software per la migrazione di piattaforme obsolete; prodotti per il networking, storage, backup, information security e archiviazione dati. Fornitura di servizi professionali e conduzione di progetti nel campo dell’informatica”.

Compete in primo luogo agli amministratori promuovere i valori e i principi contenuti nel Codice, facendosi carico delle responsabilità verso l’interno e verso l’esterno e rafforzando la fiducia, la coesione e lo spirito di gruppo.

Solve.it pretende dai Destinatari del Codice la rigorosa applicazione dei principi etici di seguito elencati, che si raggruppano in due distinti (ma correlati) sottoinsiemi: quello dei principi codificati (c.d. principio di legalità) e quello dei principi di comune esperienza (c.d. principi etico-comportamentali).

2.1 PRINCIPI DI LEGALITA'

La Direzione di Solve.it si ispira ai contenuti del Codice nel proporre e realizzare i progetti, le azioni e gli investimenti utili ad accrescere nel lungo periodo il valore economico dell’impresa e il benessere dei propri dipendenti.

La Società svolge la funzione come da oggetto sociale di:

“Progettazione ed erogazione di servizi per la gestione e manutenzione di sistemi informatici per aziende manifatturiere e la media impresa; reti e apparati di rete; sistemi di supervisione, controllo e automazione; infrastrutture informatiche ad alta affidabilità; sistemi per la sicurezza informazione. Vendita e assistenza di: soluzione software per la migrazione di piattaforme obsolete; prodotti per il networking, storage, backup, information security e archiviazione dati. Fornitura di servizi professionali e conduzione di progetti nel campo dell’informatica”.

Compete in primo luogo agli amministratori promuovere i valori e i principi contenuti nel Codice, facendosi carico delle responsabilità verso l’interno e verso l’esterno e rafforzando la fiducia, la coesione e lo spirito di gruppo.

Solve.it pretende dai Destinatari del Codice la rigorosa applicazione dei principi etici di seguito elencati, che si raggruppano in due distinti (ma correlati) sottoinsiemi: quello dei principi codificati (c.d. principio di legalità) e quello dei principi di comune esperienza (c.d. principi etico-comportamentali).

2.2 PRINCIPI ETICO-COMPORTAMENTALI

Tutte le attività lavorative di quanti operano per Solve.it devono essere svolte con impegno professionale, rigore morale e correttezza della gestione, anche al fine di tutelare l’immagine dell’azienda.

Tutti i Destinatari sono tenuti, nello svolgimento delle proprie mansioni e nel divenire della propria vita professionale in azienda all’allineamento con i seguenti principi etico- comportamentali:

  1. Equità, in altre parole, il regime comportamentale ispirato al senso comune della giustizia sostanziale;
  2. B. Uguaglianza, in altre parole, l’uniformità di trattamento e relazione sociale nei confronti di ogni interlocutore, prescindendo da differenze di età, sesso, razza, handicap fisici, religione, grado aziendale, potere economico, influenza sociale;
  3. Tutela e valorizzazione della persona, in altre parole, rispetto per ciascun individuo, valorizzazione delle rispettive capacità, instaurazione di meccanismi di fiducia e responsabilizzazione dei singoli atti a rendere solidali i Destinatari e comune la missione aziendale;
  4. Diligenza, in altre parole, l’assolvimento delle proprie mansioni con cura assidua e scrupolosa attenzione ed accuratezza.
  5. Onestà, in altre parole, l’incapacità di compiere atti illegali, illeciti o anche solo malvagi, tanto per osservanza dei principi giuridici, del Codice e dei principi morali, quanto per radicato senso della giustizia: i Destinatari devono avere la consapevolezza del significato etico delle loro azioni, non devono perseguire l’utile personale o aziendale a discapito delle leggi vigenti e delle norme qui esposte, o anche solo compiere azioni che, secondo il comune senso di coscienza, contrastano con l’onestà;
  6. Trasparenza, in altre parole, l’esecuzione delle proprie mansioni attraverso un regime di piena intellegibilità dell’operato da parte di chiunque; ogni azione compiuta dai Destinatari deve essere pienamente ricostruibile e facilmente individuabile in tutti i propri passaggi, di modo che tutti i rapporti siano comprensibili e i rispettivi atti giustificabili.
  7. Imparzialità, in altre parole, il modo di operare e giudicare obiettivo ed equanime, senza favoritismo per nessuna delle parti in causa, siano esse pubbliche o private, legate o meno al Destinatario da rapporti personali.
  8. Riservatezza, in altre parole, l’astensione dalla divulgazione di qualunque dato aziendale (sia esso di carattere tecnico, logistico, strategico, economico) e personale, in ossequio a tutte le norme vigenti in tema di privacy (D.Lgs. 196/2003). La raccolta e il trattamento di dati sono strettamente riservati agli organi a ciò deputati e vanno rigorosamente eseguiti secondo la disciplina aziendale. E’ fatto altresì espresso divieto di divulgare a terzi notizie privilegiate a norma dei testi unici bancari e finanziari;
  9. Opportunità, in altre parole, la valutazione critica di ogni azione e omissione secondo criteri che, qualora non rientranti in altro specifico principio etico-comportamentale, ossequino il senso comune di adeguatezza e pertinenza;
  10. Tutela della salute, in altre parole, la focalizzazione costante da parte della Società attraverso l’impegno a garantire e mantenere un ambiente di lavoro sicuro, sano e produttivo, anche tramite la diffusione di una cultura della sicurezza e della consapevolezza dei rischi e l’incentivazione di comportamenti responsabili da parte dei propri dipendenti. Per proteggere la sicurezza e la salute dei propri dipendenti e delle comunità sociali, la Società opera affinché analoghe condizioni di sicurezza siano garantite dai soggetti terzi (imprese appaltatrici) nello svolgimento delle attività gestite con il loro intervento;
  11. Tutela dell’ambiente, in altre parole, l’attenzione scrupolosa a ogni condotta che, anche minima, offenda il senso comune dell’educazione ambientale.

La Società promuove la diffusione di una cultura della tutela ambientale e della prevenzione dell’inquinamento anche attraverso la formazione del personale per favorire lo sviluppo della consapevolezza dei rischi e di comportamenti responsabili in merito a:

  1. l’attuazione dei programmi di raccolta differenziata dei rifiuti e riciclaggio di materiali riutilizzabili;
  2. la riduzione di ogni forma d’inquinamento

Ogni dipendente e collaboratore è direttamente responsabile nei confronti dei colleghi e della Società per il mantenimento della qualità dell’ambiente di lavoro attraverso il rispetto delle procedure e istruzioni derivanti dalla politica aziendale. I dipendenti hanno l’onere di prevenire e di limitare situazioni che possano influenzare negativamente tale qualità.

Solve.it s’impegna a valorizzare la persona e a mantenerne l’integrità fisica e morale, promuovendo la diffusione dei principi etici e comportamentali, incoraggiandone l’osservanza e punendone l’inottemperanza.

I Destinatari devono uniformarsi e applicare i principi suesposti ricorrendo, nello svolgimento di ogni mansione e in qualunque circostanza, al senso comune di morale e coscienziosità. In particolare:

  • Ciascun dipendente è tenuto a conoscere il Codice, a contribuire attivamente alla sua attuazione e a segnalarne eventuali mancanze e violazioni. L’azienda promuove la conoscenza del Codice da parte dei dipendenti pubblicandone il testo sulla intranet aziendale e/o affiggendone copia in luogo accessibile ai dipendenti.
  • In caso di dubbi su come procedere, il dipendente deve segnalare la questione al proprio superiore e, qualora insoddisfatto, al Consiglio di Amministrazione che dovranno operare per fornire soluzioni e risposte conformi al presente Codice Etico.
  • Il Consiglio di Amministrazione vigila con attenzione sull’osservanza del Codice, tramite adeguati strumenti di informazione, prevenzione e controllo per assicurare la trasparenza delle operazioni e dei comportamenti attuati e intervenendo, se del caso, con azioni correttive.
  • Il dipendente è sollecitato a riferire prontamente all’Organismo di Vigilanza (vedere capitolo 5) qualsiasi notizia in merito alla violazione delle norme del Codice o del Modello di Organizzazione aziendale.
3. CONFLITTO DI INTERESSI

Al fine di evitare l’insorgere di conflitti di interesse ogni operazione e attività deve essere intrapresa in modo lecito, trasparente, corretto e nel solo interesse di Solve.it.

Per quanto riguarda i conflitti di interessi, nessun dipendente o prestatore d’opera di Solve.it può:

  • svolgere attività a favore della concorrenza,
  • assumere la qualifica di consulente, socio, membro del Consiglio di Amministrazione o del Collegio Sindacale di società concorrente,
  • prestare la propria attività professionale a favore di soggetti concorrenti, né utilizzare, sul lavoro o nel tempo libero, beni aziendali o fornire servizi che Solve.it offre ai propri clienti, senza essere preventivamente autorizzato da un membro del Consiglio di Amministrazione;
  • svolgere, durante il proprio orario lavorativo, altre attività non congruenti con le proprie mansioni o responsabilità organizzative, né utilizzare i beni aziendali all’infuori delle mansioni suddette;
  • accettare denaro, favori, utilità da persone o aziende che sono o intendono entrare in rapporti di affari con Solve.it.

Più in generale, stante il rapporto di fiducia tra Solve.it e chi opera per essa, tutti i Destinatari devono evitare ogni situazione e astenersi da ogni attività che possa contrapporre un interesse personale a quelli dell’azienda o che possa interferire e intralciare la capacità di assumere, in modo imparziale e obiettivo, decisioni nell’interesse di Solve.it.

4. APPLICAZIONE DEI PRINCIPI E REGOLE DI COMPORTAMENTO

Al fine di consentire una rigorosa applicazione dei principi esposti, il presente Codice intende individuare gli ambiti di applicazione degli stessi focalizzando l’attenzione sui principali generi di rapporti lavorativi che i Destinatari si troveranno a intrattenere; a tal fine, occorre distinguere due macro gruppi: quello concernente i rapporti all’interno dell’azienda e quello dei rapporti extra-aziendali.

4.1 RAPPORTI INTERNI ALL'AZIENDA

Per rapporti all’interno dell’azienda si intendono tutti quei rapporti intercorrenti tra i soggetti che ricoprono in Solve.it funzioni di livello apicale (organi di amministrazione, organi societari, organi direttivi; d’ora in poi “soggetti apicali”), tra i soggetti che ricoprono in Solve.it funzioni di livello subordinato rispetto ai primi (d’ora in poi “dipendenti”), tra i soggetti apicali e i dipendenti e, infine, tra tutti costoro e l’Organismo di Vigilanza.

In generale, Solve.it pretende da tutti coloro che operano al suo interno:

  • il rispetto, anche in sede di selezione, della personalità e della dignità di ciascun individuo, evitando:
    • la creazione di condizioni in cui le persone si possano trovare a disagio;
    • ogni discriminazione
    • abusi di ogni tipo;
  • una formazione adeguata alla posizione che ciascuno ricopre;
  • la definizione di ruoli, responsabilità, deleghe e disponibilità di informazioni tali da consentire a ciascuno di assumere le decisioni che gli competono nell’interesse della società e nel rispetto delle regole cui la stessa si uniforma, astenendosi dalla creazione di figure di fatto che, se rinvenute, saranno eliminate;
  • un esercizio prudente, equilibrato ed obiettivo dei propri poteri nell’esercizio delle rispettive funzioni;
  • un uso corretto e riservato tanto dei dati personali quanto di quelli aziendali;
4.1.1 RAPPORTI TRA SOGGETTI APICALI

I soggetti apicali che operano in Solve.it per la responsabilità insita nelle funzioni che ricoprono (direzione, supervisione, controllo), devono osservare scrupolosamente i principi suesposti.

In particolare, devono ottemperare agli obblighi di riservatezza e ai patti di non concorrenza, svolgendo i propri incarichi con piena fedeltà verso Solve.it. Hanno il dovere di operare con completa trasparenza al fine di consentire la ricostruzione di tutte le operazioni che pongono in essere, con speciale riferimento ai movimenti finanziari.

Essendo i primi rappresentanti della Società, sono tenuti alla piena collaborazione ed informazione reciproca, al fine di promuovere il coordinamento ed il perseguimento pieno dei fini aziendali Oltre a traferire un’immagine della Società pienamente aderente ai principi del presente Codice, i soggetti in posizione apicale sono tenuti a indirizzare i dipendenti e i collaboratori all’osservanza del Codice medesimo, adoperandosi affinché tutti ne comprendano le ragioni e gli obiettivi.

4.1.2 RAPPORTI TRA DIPENDENTI

I dipendenti di Solve.it costituiscono la forza lavoro che vive quotidianamente a contatto con la realtà esterna.

Essendo tutti indistintamente dipendenti di Solve.it – seppur gerarchicamente organizzati –, devono osservare e applicare i principi di diligenza, onestà e uguaglianza, promuovendo la collaborazione e la solidarietà reciproca, favorendo la creazione di un ambiente lavorativo idoneo alla tutela della personalità tanto dal punto di vista professionale quanto da quello relazionale; sono tenuti all’utilizzo delle risorse e dei marchi Solve.it – o facenti capo a essa – nei limiti consentiti loro dalle mansioni che sono chiamati ad assolvere, senza mai abusarne né per fini estranei, né  al di fuori dell’orario richiesto dalla loro attività lavorativa; sono, infine, chiamati a ottemperare a tutte le prescrizioni enunciate dal Contratto Collettivo che li riguarda, e a tutte le prescrizioni sindacali inerenti al comportamento da tenere tra colleghi dipendenti.

4.1.3 RAPPORTI TRA SOGGETTI APICALI E DIPENDENTI

La Direzione di Solve.it si ispira ai contenuti del Codice nel proporre e realizzare i progetti, le azioni e gli investimenti utili ad accrescere nel lungo periodo il valore economico dell’impresa e il benessere dei propri dipendenti.

La Società svolge la funzione come da oggetto sociale di:

“Progettazione ed erogazione di servizi per la gestione e manutenzione di sistemi informatici per aziende manifatturiere e la media impresa; reti e apparati di rete; sistemi di supervisione, controllo e automazione; infrastrutture informatiche ad alta affidabilità; sistemi per la sicurezza informazione. Vendita e assistenza di: soluzione software per la migrazione di piattaforme obsolete; prodotti per il networking, storage, backup, information security e archiviazione dati. Fornitura di servizi professionali e conduzione di progetti nel campo dell’informatica”.

Compete in primo luogo agli amministratori promuovere i valori e i principi contenuti nel Codice, facendosi carico delle responsabilità verso l’interno e verso l’esterno e rafforzando la fiducia, la coesione e lo spirito di gruppo.

Solve.it pretende dai Destinatari del Codice la rigorosa applicazione dei principi etici di seguito elencati, che si raggruppano in due distinti (ma correlati) sottoinsiemi: quello dei principi codificati (c.d. principio di legalità) e quello dei principi di comune esperienza (c.d. principi etico-comportamentali).

4.1.4 RAPPORTI TRA SOGGETTI APICALI, DIPENDENTI E ORGANISMO DI VIGILANZA

Tanto i soggetti apicali quanto i dipendenti sono tenuti ad accogliere e prestare attenzione a tutte le comunicazioni dell’Organismo di Vigilanza, valutando scrupolosamente le indicazioni ricevute; sono parimenti sollecitati a segnalare all’Organismo di Vigilanza ogni situazione, condotta, evento, circostanza che si ponga in contrasto con le leggi vigenti e/o col presente Codice. Possono, inoltre, rivolgersi all’Organismo di Vigilanza, per ottenere in forma anonima e riservata suggerimenti sui comportamenti da adottare per ottemperare al Codice.

Per approfondimenti aggiuntivi sull’Organismo di Vigilanza, si rimanda alla specifica sezione.

4.2 RAPPORTI EXTRA-AZIENDALI

Solve.it è una società che intrattiene quotidianamente rapporti con i terzi, siano essi fornitori, clienti (privati, d’ora in avanti “clienti”, o Pubblica Amministrazione, d’ora in avanti “P.A.”).

In generale, i Destinatari sono tenuti, nei suddetti rapporti d’affari con i terzi, a un comportamento etico e rispettoso delle leggi, improntato alla massima trasparenza, chiarezza, correttezza, efficienza, equità così come definito dagli standard del Codice.

4.2.1 RAPPORTI CON CLIENTI/COMMITTENTI E FORNITORI

Il rapporto corretto e trasparente con clienti, P.A. e fornitori rappresenta un aspetto rilevante del successo della Società.

La selezione dei fornitori e gli acquisti di beni, merci e servizi devono avvenire secondo i principi del presente Codice Etico e delle procedure interne, utilizzando la forma scritta e nel rispetto della struttura gerarchica della Società. In ogni caso la selezione deve avvenire esclusivamente in conformità a parametri obiettivi quali la qualità, la convenienza, il prezzo, la capacità, l’efficienza.

Nei rapporti di affari con clienti, P.A. e fornitori sono vietate dazioni, benefici (sia diretti che indiretti), omaggi, atti di cortesia e di ospitalità, salvo che siano di natura e valore tali da non compromettere l’immagine dell’azienda e da non poter essere interpretati come rivolti a influenzare le scelte o anche solo a sensibilizzare per ottenere un trattamento di favore che non sia determinato dalle regole di mercato. Le regalie d’uso devono sposare il duplice requisito di tenuità (ovvero modico valore simbolico) ed eguaglianza (ovvero parità di costo nella scelta del dono per tutti clienti pubblici e privati). E’ comunque vietata ogni regalia effettuata su iniziativa personale o attingendo da fondi propri o sociali ma non preventivamente adibiti a tale scopo: solo Solve.it ha il potere di decidere la politica aziendale in tema di doni e stanziare le relative finanze; ne consegue un onere imprescindibile di documentazione delle spese effettuate e rendiconto trasparente delle stesse.

Il dipendente che riceva doni o trattamenti di favore da clienti, P.A. o fornitor i che travalichino gli ordinari rapporti di cortesia, deve immediatamente avvertirne il superiore il quale informerà di conseguenza le competenti funzioni aziendali che, dopo le opportune verifiche, provvederanno a gestire la comunicazione verso l’esterno, a informare l’autore del regalo, presente etc., sulla politica aziendale in materia.

Solve.it e i suoi collaboratori a qualunque titolo devono evitare nel modo più tassativo di essere

coinvolti in attività che possano implicare il riciclaggio (cioè l’accettazione o il trasferimento) di introiti da attività criminali in qualsiasi forma e modo.

 

Pertanto, la Società e i suoi collaboratori a qualunque titolo sono tenuti a verificare in via preventiva le informazioni disponibili sulle controparti commerciali (clienti e fornitori), sui partner finanziari e altri partner in relazioni d’affari al fine di appurare la loro rispettabilità e la legittimità della loro attività prima di instaurare con questi rapporti di affari.

Solve.it e i suoi dipendenti s’impegnano a rispettare ed applicare le normative nazionali e internazionali per la prevenzione dei reati di riciclaggio e ricettazione, in qualsiasi giurisdizione si trovino ad operare.

 

Data la particolare attenzione che deve essere dedicata ai rapporti che comportino ricezione o trasferimento di somme di denaro, titoli di credito e valori in genere,Solve.it, anche in conformità a protocolli specifici, si astiene:

  • dal percepire pagamenti in denaro contante, titoli al portatore ovvero per tramite di intermediari non abilitati o attraverso l’interposizione di soggetti terzi in modo da rendere impossibile l’individuazione del soggetto erogante,
  • dall’intrattenere rapporti con soggetti aventi sede, o comunque operanti, in Paesi che non garantiscono la trasparenza societaria e, più in generale,
  • dal compiere operazioni tali da impedire la ricostruzione del flusso finanziario,

 

al fine di prevenire il rischio di compiere, ancorché in modo involontario o inconsapevole, operazioni di qualsiasi natura aventi ad oggetto denaro, beni o altre utilità che siano frutto della commissione di reati.

4.2.2 RAPPORTI CON AUTORITA' E PUBBLICHE AMMINISTRAZIONI

I rapporti con le Istituzioni Pubbliche sono riservati esclusivamente alle funzioni e alle responsabilità a ciò delegate.

Nessun dipendente è autorizzato a eseguire pagamenti, diretti o indiretti, a pubblici ufficiali e/o a pubbliche amministrazioni in genere che non siano collegabili con prestazioni di servizi o appalto regolarmente autorizzate dalle funzioni aziendali preposte alla gestione di detti servizi.

I rapporti che Solve.it intrattiene con pubblici ufficiali o con incaricati di un pubblico servizio – che operino per conto della P.A., centrale e periferica, o di organi Legislativi, delle Istituzioni Comunitarie, di organizzazioni pubbliche internazionali e di qualunque Stato estero – con la Magistratura, con le autorità Pubbliche di vigilanza e con altre Autorità indipendenti, e con partner privati concessionari di un pubblico servizio, devono essere intrapresi e gestiti nell’assoluto e rigoroso rispetto delle leggi e delle normative vigenti, dei principi fissati nel Codice Etico e delle procedure e dei protocolli interni.

Con particolare riferimento a:

  • operazioni relative a gare d’appalto
  • contratti, autorizzazioni, licenze, concessioni, richieste e/o gestione ed utilizzazione di finanziamenti comunque denominati di provenienza pubblica (regionale, nazionale e/o comunitaria)
  • gestione di commesse
  • rapporti con autorità di vigilanza o altre autorità indipendenti, enti previdenziali, enti addetti alla riscossione dei tributi, organi di procedure fallimentari, civili, penali o amministrative e simili

ogni contatto con i terzi deve avvenire da parte degli organi societari e dei soggetti a ciò espressamente delegati, in linea con le strategie aziendali e per iscritto; ogni carteggio con i soggetti pubblici di cui sopra deve essere protocollato e inventariato, adoperandosi per rendere tracciabili anche eventuali  contatti telefonici oggettivamente rilevanti.

I soggetti delegati al compimento delle operazioni sopraelencate devono riferire al soggetto delegante secondo le norme di legge ovvero le procedure organizzative interne.

4.2.3 RAPPORTI CON ORGANIZZAZIONI POLITICHE E SINDACALI

Solve.it non favorisce o discrimina direttamente o indirettamente alcuna organizzazione di carattere politico o sindacale.

L’azienda si astiene dal fornire qualsiasi contributo, diretto o indiretto, sotto qualsiasi forma, a partiti, movimenti, comitati e organizzazioni politiche e sindacali, a loro rappresentanti e candidati, tranne quelli dovuti in conformità a specifiche disposizioni di legge.

4.2.4 RAPPORTI CON I MASS-MEDIA E GESTIONE DELL'INFORMAZIONE

I rapporti con la stampa, i mezzi di comunicazione e informazione e, più in generale, gli interlocutori esterni, devono essere tenuti solo da soggetti a ciò espressamente delegati, in conformità alle procedure e alle disposizioni adottate da Solve.it.

I dipendenti non possono fornire informazioni o opinioni e rilasciare dichiarazioni in rappresentanza dell’Azienda ai rappresentanti degli organi di informazione (come stampa, televisione, radio, etc.), né impegnarsi a rilasciarle senza la necessaria delega delle funzioni competenti.

Qualsiasi richiesta di notizie da parte dei mass-media ricevuta dal personale Solve.it deve essere indirizzata alla funzione aziendale a ciò espressamente adibita.

 

La comunicazione verso l’esterno, comunque, deve seguire i principi guida della verità, correttezza, trasparenza e prudenza, al fine di non indurre a interpretazioni parziali, falsate, ambigue o fuorvianti.

E’ rigorosamente vietata ogni forma di investimento, diretto o per interposta persona, che trovi la sua fonte in notizie aziendali riservate.

In nessun caso, nella gestione delle informazioni, potranno essere adottati comportamenti di insider trading o di utilizzazione a vantaggio proprio o di terzi di dati, notizie o opportunità di affari appresi nell’esercizio dell’incarico o comportamenti di altra natura che abbiano quale conseguenza il depauperamento del patrimonio aziendale o siano volti ad arrecare indebiti vantaggi personali o a terzi.

Tutti coloro che operano a qualsiasi titolo per conto di Solve.it sono tenuti a mantenere la massima riservatezza e a non divulgare o richiedere indebitamente notizie su documenti, know-how, progetti di ricerca, operazioni aziendali e, in generale, su tutte le informazioni apprese in ragione della propria funzione lavorativa.

Costituiscono informazioni riservate o segrete quelle oggetto di specifiche normative o ordinamenti (perché attinenti, ad esempio, alla sicurezza nazionale, a settori militari, a invenzioni, scoperte scientifiche, tecnologie protette, nuove applicazioni industriali), e quelle contrattualmente secretate.

Sono inoltre riservate tutte le notizie apprese nello svolgimento dell’attività lavorativa la cui diffusione e utilizzazione possa provocare un pericolo o un danno all’azienda e/o un indebito guadagno al dipendente o a terzi.

5. L'ORGANISMO DI VIGILANZA

5.1 ATTRIBUZIONI E CARATTERISTICHE

Allo scopo di garantire l’effettività del Modello e del Codice Etico, Solve.it dispone di canali di informazione tramite cui – nel rispetto della privacy e dei diritti individuali –  chi venga a conoscenza di eventuali comportamenti illeciti posti in essere all’interno della Società, possa riferire, liberamente, direttamente e in maniera riservata, all’Organismo di Vigilanza.

A tale ente compete la verifica puntuale e attenta delle notizie trasmesse, al fine di sottoporre la fattispecie in essere al Consiglio di Amministrazione per l’applicazione di eventuali sanzioni disciplinari o l’attivazione di meccanismi di risoluzione contrattuale.

5.2 SEGNALAZIONI ALL'ORGANISMO DI VIGILANZA

Il compito di vigilare sul funzionamento e l’osservanza del Modello adottato dall’azienda ai sensi del D. Lgs 231/01 e successive modificazioni, e del presente Codice Etico, è affidato all’Organismo di Vigilanza, dotato di autonomi poteri di iniziativa e controllo.

L’Organismo di Vigilanza opera con imparzialità, autorità, continuità, professionalità, autonomia e a tal fine:

  • è libero di accedere a tutte le fonti di informazione di Solve.it;
  • ha facoltà di prendere visione di documenti e consultare dati;
  • suggerisce al Consiglio di Amministrazione eventuali aggiornamenti del Codice Etico e dei protocolli interni, anche sulla base delle segnalazioni fornite dai dipendenti;
  • può effettuare controlli, anche periodici, sul funzionamento e l’osservanza del Modello e del Codice Etico;
  • è dotato di adeguata disponibilità di risorse umane e materiali che gli consentono di operare in modo rapido ed efficiente.

L’Organismo di Vigilanza opera inoltre con ampia discrezionalità e con il completo appoggio dei vertici di Solve.it, con i quali collabora in assoluta indipendenza.

6. USO DEI MEZZI E DEGLI STRUMENTI AZIENDALI

Il dipendente è tenuto a garantire il massimo rispetto delle infrastrutture, mezzi, strumenti e materiali dell’Azienda, segnalando con tempestività all’Organismo di Vigilanza, l’eventuale uso difforme di tali dotazioni da parte di altri.

Appartengono a queste categorie, ad esempio:

  • locali, arredamenti e suppellettili;
  • dotazioni operative e attrezzature quali: auto aziendali, utensili, personal computer, stampanti, strumenti da calcolo o scrittura e simili;
  • impianti di fotocopiatura, riproduzione, stampa e fascicolazione;
  • strumenti di comunicazione quali telefono, fax, posta elettronica;
  • cancelleria personale, carta, dotazione di cancelleria per gli uffici, e simili;
  • funzionalità offerte dal sistema informativo aziendale quali: procedure di elaborazione, software, accesso a Internet e banche dati e simili; libri, giornali, riviste e pubblicazioni in genere;
  • eventuali i dispositivi di protezione individuale e i macchinari cui sono addetti.

 

Il dipendente è tenuto a utilizzare le dotazioni dell’azienda soltanto per l’espletamento delle mansioni lavorative cui è preposto. E’ pertanto tassativamente vietato ai dipendenti agire con i mezzi aziendali – siano essi informatici, tecnici o di qualunque altro tipo – per il conseguimento di fini o interessi privati o in concorrenza con le attività aziendali.

Al dipendente è consentito utilizzare dotazioni e/o materiale dell’Azienda al di fuori delle strutture di quest’ultima solo nei casi di utilizzo per motivi aziendali, quali, ad esempio: attività in trasferta presso sedi diverse da quella abituale, prestazioni lavorative in regime di distacco, e simili. In tutti gli altri casi è necessaria espressa autorizzazione del proprio responsabile o superiore gerarchico.

7. TRASPARENZA OPERATIVA

Il Modello aziendale prevede specifici protocolli, volti a prevenire eventi pregiudizievoli e conseguenti potenziali impatti negativi sulla situazione aziendale. Tali protocolli, sono ispirati dal Codice Etico e predisposti – o opportunamente integrati e modificati – a seguito dell’analisi del contesto aziendale, volta a evidenziare i rischi gravanti sull’azienda, il sistema di controllo esistente e la sua effettiva adeguatezza.

La corretta attuazione dei protocolli garantisce la possibilità di identificare i soggetti aziendali responsabili del processo di decisione, autorizzazione e svolgimento delle operazioni: a tal fine è necessario che le singole operazioni siano svolte nelle varie fasi da soggetti diversi, le cui competenze sono chiaramente definite e conosciute all’interno dell’organizzazione, in modo da evitare che possano essere attribuiti poteri illimitati e/o eccessivi a singoli soggetti.

 

Gli amministratori, con particolare riferimento agli amministratori esecutivi, i dipendenti e tutti quelli che intrattengono a qualsiasi titolo rapporti con Solve.it, ciascuno nell’ambito delle rispettive competenze e funzioni, sono tenuti alla rigorosa osservanza delle procedure previste dai protocolli. Il rispetto delle indicazioni previste dai protocolli specifici in merito al flusso procedurale da osservare sulla formazione, decisione e registrazione dei fenomeni aziendali e dei relativi effetti, consente tra l’altro di diffondere e stimolare a tutti i livelli aziendali la cultura del controllo, che contribuisce al miglioramento dell’efficienza della gestione e costituisce uno strumento di supporto all’azione manageriale.

Eventuali inosservanze delle procedure previste dai protocolli e dal Codice Etico – (da segnalare senza indugio all’Organismo di Vigilanza) – possono compromettere il rapporto fiduciario esistente tra Solve.it e coloro che, a qualsiasi titolo, interagiscono con essa.

Tutti i sistemi informatici e di comunicazione elettronica, ivi compresa la posta elettronica, gli accessi ad Internet e all’intranet e i messaggi vocali, fanno parte del più ampio patrimonio informatico di Solve.it e devono essere utilizzati esclusivamente per finalità lavorative e professionali.

Veridicità, accuratezza, completezza e chiarezza delle informazioni elementari rappresentano le condizioni necessarie che permettono un’attività di trasparente registrazione contabile e costituiscono un valore fondamentale per Solve.it, anche al fine di garantire a soci e terzi la possibilità di avere un’immagine chiara della situazione economica, patrimoniale e finanziaria dell’impresa.

 

Affinché tale valore possa essere rispettato, è in primo luogo necessario che la documentazione dei fatti elementari, da riportare in contabilità a supporto della registrazione, sia completa, chiara, veritiera, accurata e valida, e sia mantenuta agli atti per ogni opportuna verifica. La connessa registrazione contabile deve riflettere in maniera completa, chiara, veritiera, accurata e valida ciò che è descritto nella documentazione di supporto. Nel caso di elementi economico-patrimoniali fondati su valutazioni, la connessa registrazione deve essere compiuta nel rispetto dei criteri di ragionevolezza e prudenza, illustrando con chiarezza nella relativa documentazione i criteri che hanno guidato la determinazione del valore del bene.

Chiunque venga a conoscenza di possibili omissioni, falsificazioni, irregolarità nella tenuta della contabilità e della documentazione di base, o comunque di violazioni dei principi fissati dal Codice Etico e dai protocolli specifici, è tenuto a riferirne tempestivamente all’Organismo di Vigilanza. Le citate violazioni incrinano il rapporto di fiducia con la Società, assumono rilievo sotto il profilo disciplinare e saranno adeguatamente sanzionate.

8. VIOLAZIONE DEL CODICE ETICO – SISTEMA SANZIONATORIO

8.1 SEGNALAZIONI DELLE VIOLAZIONI

Con riferimento alla notizia di avvenuta, tentata o richiesta violazione delle norme contenute nel Codice Etico e nei protocolli annessi, sarà cura dell’azienda garantire che nessuno, in ambito lavorativo, possa subire ritorsioni, illeciti condizionamenti, disagi e discriminazioni di qualunque tipo, per aver segnalato all’Organismo di Vigilanza la violazione dei contenuti del Codice Etico o delle procedure interne. Peraltro a seguito della segnalazione l’azienda farà tempestivamente seguire opportune verifiche e adeguate misure sanzionatorie

8.2 LINEE GUIDA DEL SISTEMA SANZIONATORIO

La violazione dei principi fissati nel Codice Etico e nelle procedure previste dai protocolli interni compromette il rapporto fiduciario tra Solve.it e i propri amministratori, dipendenti, consulenti, collaboratori a vario titolo, clienti, fornitori, partner commerciali e finanziari.

Tali violazioni saranno dunque perseguite dalla società incisivamente, con tempestività e immediatezza, attraverso provvedimenti disciplinari adeguati e proporzionati, indipendentemente dall’eventuale rilevanza penale di tali comportamenti e dall’instaurazione di un procedimento penale nei casi in cui costituiscano reato.

Oltre che disponibile sulla intranet aziendale, il Codice Etico è pubblicato sul sito web della Società per consentire a coloro che intrattengano rapporti con Solve.it di tenerlo in massima considerazione e valutare gli effetti di eventuali violazioni. Ulteriori informazioni sul Modello aziendale sono disponibili dietro richiesta scritta.

L’azienda a tutela della propria immagine e a protezione delle proprie risorse non intratterrà rapporti di alcun tipo con soggetti che non intendano operare nel rigoroso rispetto della normativa vigente e/o che rifiutino di comportarsi secondo i valori e i principi previsti dal Codice Etico e di attenersi alle procedure e regolamenti previsti dai correlati protocolli.